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잘못하는 회의의 유형에는 다음과 같은 것들이 있을수 있다고 정의하고 있는데, 실제로 회사에서 일을 하다 보면 왜 참석자에 자신이 포함되어있는지, 혹은 왜 회의를 하는지에 대한 목적이 뚜렸하지 않은 회의가 존재하고, 마라톤에 비유되는 긴 회의시간을 소모하였음에도 불구하고, 결론이나 이후 실행방안이 없는 경우가 허다합니다. 또한, 교육인지 회의인지 모르게 회의참석자들이 회의 안건에 대하여 사전에 검토를 하지 않아서 일일이 설명을 해가면서 회의를 진행하는 경우도 비일비재합니다.
잘못하는 회의 유형 9가지
1. 왜 회의하는지 모른다.
2. 무엇이 문제인지 모른다.
3. 대책이 없다.
4. 결론이 없다.
5. 시간 개념이 없다(늦게 시작해서 늦게 끝난다).
6. 청문회와 같다(신상공격이 난무한다)
7. 설교 같다(한 사람만 발언한다)
8. 교육 같다(교육인지, 회의인지가 불분명하다)
9. 참가자가 왜 자신이 여기에 왔는지를 모른다.
1. 왜 회의하는지 모른다.
2. 무엇이 문제인지 모른다.
3. 대책이 없다.
4. 결론이 없다.
5. 시간 개념이 없다(늦게 시작해서 늦게 끝난다).
6. 청문회와 같다(신상공격이 난무한다)
7. 설교 같다(한 사람만 발언한다)
8. 교육 같다(교육인지, 회의인지가 불분명하다)
9. 참가자가 왜 자신이 여기에 왔는지를 모른다.
멍하군.
얼마전 4시간짜리 마라톤 회의를 마치고 나오면서 '우리에게도 회의의 기본적인 원칙이 필요하지 않을까?'라는 자문을 해본 적이 있습니다. 비록 많은 사람은 아니지만, 업무에 충실해야할 사람 4명이 모여서 4시간의 하루 업무시간의 50%에 해당하는 시간을 소비하였지만, 회의 목적 이해하는데 30분, 회의 내용을 이해하지 못하는 사람에 대한 교육으로 1시간, 의견 교환과정에 감정적 충돌로 허비한 시간 30분, 결론도출 과정에 막막한 ISSUE 제기로 인하여 조율하는데 30분을 사용하였습니다. 회의다운 회의시간은 30분정도 였던 것이지요.
왜 이런 일이 자꾸만 반복되는 걸까요?
책에서는 많은 직장인들이 공통적으로 지적하는 회의의 문제점을 3가지로 크게 구분하여 보면 다음과 같은 기초적인 문제를 제기합니다. 습관적으로 회의를 하면서, 시간관리가 안되고, 자기방어에 전념하는 회의문화로 인하여 많은 직장인들은 피곤함에 빠지게 됩니다.
잘못하는 회의의 문제점 3가지
1. 습관성 회의가 과다하게 많다.
문제가 발생하면 스스로 해결하려는 노력보다는 회의를 먼저 소집하여 '문장에 의한 전달로는 무언가 불안하니, 역시 한자리에 모인 곳에서 얼굴을 맞대로 이야기하는 것이 좋다'라는 잠재의식의 발현인 것이다. 따라서, 의사결정보다는 정보전달이나 보고성 회의가 많아지고, 필요이상으로 회의시간이 길어진다.
2. 시작시간과 종료시간이 지켜지지 않는다.
'다들 바쁜데, 시간을 맞추어서 가면 할 일 없는 한가한 사람으로 보일 것이다'라는 인식 등으로 회의 시작 시간이 5분이 지나서야 등장하는 것이 관례화되면서 시작시간이 자연스럽게 길어지게 되는 경향이 있다.
더불어, 회의 코스트에 의한 인식부족과 회의 운영방식의 미숙으로 인하여 종료 시간은 점점 더 길어지게 되는 것이다.
3. 자기방어 위주의 회의 진행풍토가 만연되어 있다.
회의에 참석하게 되면 공동책임의 한자리를 차지하게 된다는 마음 때문에 조금 이라도 자신에게 관련이 있는 항목에 대하여 자기방어막을 발동시키는 회의 참석자가 있다. 이러한 회의는 결론이 없고, 설사 결론이 나온다고 하더라도 실행되기는 요원한 문제이다.
삼성의 회의 원칙 3.3.7 운동
3.3.7 운동이란 3가지 사고(3 Way Of Thinking)와 3가지 원칙(3 Principles), 그리고 7가지 지침(7 Rules)를 말하는 것으로, 3가지 사고(3 Way Of Thinking)의 첫번째는 즉층적인 회의보다는 계획된 회의를 하라는 것이며, 이는 회의의 효율화를 위해 필요성을 자문해보는 과정으로 이해하시면 됩니다.
- 꼭 필요한 회의인가?
- 스스로 결정하면 되는 것은 아닌가?
- 더 좋은 수단이 있을 수 있지 않은가?
두번째로 회의가 꼭 필요한 경우, 회의를 최대한 간소화시키는 노력입니다.
- 참석자를 줄일수 없는가?
- 빈도, 시간, 배포자료를 줄일수 없는가?
- 좀 더 원할한 운영을 할 수 없는가?
세번째로 다른 회의와 통합하거나 위임 할 수 있는 방법이 있는지를 모색하는 것이구요.
- 다른 회의와 겸해서 할 수 없는가?
- 권한 위임으로 해결 할 수 없는가?
- 다른 회의에 맡겨도 좋은 내용이 아닌가?
즉, 3가지 사고(3 Way Of Thinking)는 계획된 회의의 간소한 절차와 방법으로 진행하기 위한 사고방식이 되겠습니다. 이러한 사고가 회의의 계획차원의 문제라면, 3가지 원칙(3 Principles)은 효율적인 진행을 위한 방법론으로서, 회의의 비생산성과 폐혜가 인식되면서 회의문화 개선을 위하여 삼성에서 지정한 원칙이라고 합니다.
첫번째, 회의 없는 날은 운영하라.
두번째, 회의 시간은 1시간을 원칙으로 하고, 최대한 1시간 반을 넘기지 않는다.
세번째, 회의 기록은 한장으로 기록한다.
이처럼, 3가지 사고(3 Way Of Thinking)와 3가지 원칙(3 Principles)에 의하여 확립된 삼성의 회의문화에 지침사항으로 되어있는 7가지 지침(7 Rules)이 있습니다.
첫번째. 회의 진행함에 있어서 가장 중요한 것은 "시간엄수"이다.
두번째. 회의에 들어가는 경비를 회의 자료에 명시하여 불필요한 낭비 요소를 제거한다.
세번째. 회의 참석자를 꼭 필요한 적임자나 담당자로 제한해 최소화 시킨다.
네번째. 회의의 목적을 명확히 하여 다른 주제나 쓸데없는 잡담이나 토론이 되지 않도록 한다
다섯번째. 회의 자룔르 사전에 배포하여 회의 참석전에 의제를 검토하여 회의 진행을 원활히 하도록 한다.
여섯번째. 회의를 진행함에 있어서 어느 특정한 사람이 주도적으로 발언하는 것을 막기 위해서 참석자 전원이 발언하도록 하고 발표된 의견은 서로 존중하도록 한다
일곱번째. 회의록 작성을 최소화 하기위해 결정된 사항만을 기록해 보관하도록 하며, 별도록 작성하기 보다는 전자칠판등을 사용하기를 권장한다.
회의라고 하는 것에는 각 기업마다의 문화가 숨어있습니다. 책을 통해서 접하게된 삼성은 준비의 문화가 회의속에도 녹아들어있는 듯합니다. 즉, 무언가를 시작하기 전에 많은 준비를 한다는 것이겠지요. 준비의 과정으로서의 회의의 원칙 3.3.7은 거듭되는 마라톤 회의와 결론없는 마무리를 줄일수 있는 하나의 방법이 될 듯합니다.
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성공한 기업의 숨은 노하우네요.^^
그렇지요.
개인적으로 "삼성"이라는 회사의 최근 행적이나 언론에 보도되고 있는 모습들이 아닌, 그들의 일의 방식은 배울점이 많다고 봅니다.
잘 되는 회사는 다 비법이 있다는 생각이 다시금 드네요...
좋은 노하우 잘 배우고 갑니다~ ^^
매일 매일 회의하면서 매일 매일 회의적으로 판단하는 것보다, 작은 원칙 몇가지를 세워서 조금씩 발전하는 회의 모습이 되었으면 합니다.
저도 회의하다보면 두둥실 아무것도 모르고 떠다닌적이 한두번이 아닌데...
한가지 좋은 방안을 본듯하군요... 잘봤습니다.
감사합니다.
생각의 무중력상태를 극복할 수 있는 기회를 마련하셨으면 좋겠습니다.
저도 뭔가 결정할 때 혼자 하기 막막하면 무조건 회의를 소집하곤 했는데 조금 반성해 보아야 할 일이네요. 좋은 글 잘 보고 갑니다^^
회의를 필요로 하는 경우에 어떤 식으로 할 것인가하는 부문에 조금만 신경써주시면 재미나고 유익하고 즐거운 회의가 될 것 같습니다
어제도 잠깐이면 끝나겠지했던 회의가 2시간 반을 넘어서니 슬슬 인내의 끈이 풀리는듯 하더군요.
회의를 주재하신분은 위에서 말한 회사에 다니시다 퇴임하신 분이십니다. ㅎ
ㅋㅋㅋ
어제 저녁에 짧게 이야기하자고 모인 회의가... 3시간 걸렸답니다.
어제부터 생소한 분야에 접목을 해야하는 것이라서 교육이 수반된 것도 있지만, 조금은... 힘들더군요.