Ji@self의 세상보기

최근 우리는 수많은 e-mail의 홍수 속에 살고 있다. 그 홍수란 다름 아닌 업무관련 홍수를 말하는 것으로서 수많은 업무지시와 업무관련 지침들이 이전에는 회의록이나 업무 협조전등의 모습이었다면, 이제는 e-mail이라는 모습으로 직장인이 움직일수 있는 공간을 치고 들어와 떡하니 버티고 있는 모습이다.

이제 직장내에서 e-mail은 이제 공식적인 하나의 문서로 받아들여지고 있으며, 기록되어지고 있는것이다.

날아오는 메일마다 바로바로 답변해주는 비둘기 부대원이 아닌 이상, 우리는 메일을 다시 바라봐야한다.

E-Mail이 가진 파워

회사가 당신에게 알려주지 않는 50가지 비밀 part #2 중에 12번째 비밀에 주목해야한다.

비밀 12. 전송 버튼을 눌렀는가? 이메일이 위험한 이유

당신이 보내고 있는 이메일은 항상 노출되어있는 공개된 문서와도 같습니다. 따라서, 개인적인 이메일 사용은 하지마시고, 되도록 이면 전화로 용건을 전달하시고 이메일을 보내실때는 공식적인 문서를 작성하듯이 쓰십시요.

주의사항 1. 이메일은 사생활이 아니며, 안전하지 않다
주의사항 2. 이메일은 영원히 남는다
주의사항 3. 전송 버튼을 누를 때는 항상 주의하라
주의사항 4. 이메일은 진의를 왜곡할 수도 있다

이메일을 안전하게 사용하는 방법

방법 1. 조심해서 사용하라
방법 2. 부정적인 말은 절대로 쓰지마라
방법 3. 비밀스러운 이메일은 삼가라
방법 4. 이메일로 쓰기에 너무 조심스러운 내용이라면 차라리 쓰지마라
방법 5. 만약, 당신이 부정적이거나 성동적인 메일을 받았다면 보지말고 지워라. 그리고, 그에게 말하라. '이런 메일 보내지 마셈!'

최근 칼퇴근이 이루어지지 않는 근본이유를 몇가지 간추려 본 바, 가장 큰 이유가 홍수처럼 밀려드는 업무관련 e-mail의 내용을 해석하고 방향을 결정하고 data를 수집하고 이를 하나의 문서화하는 보고작업에 상당한 시간을 할당하고 있는 자신의 모습을 발견하였다.

칼퇴근 전선에 먹구름이 밀려오며 야근부대가 활발한 활동을 개시하고 있는 신호인 것이다.  이러한 e-mail의 홍수(업무의 과부하)속에서 어떻게 대응하는 것이 직장인들의 칼퇴근 전략의 이행에 올바른 것인지를 고찰해보도록 하겠다.

E-Mail을 대응하는 3가지 방법

1. 수신인이 오직 자신뿐인 경우

1) 상사에게서 온 경우

우선순위의 앞쪽에 배당하고, 가능 납기를 산출하여 원하는 납기내이면 가능하다는 회신을, 납기내 불가의 경우 꼭 먼저 해야할 업무를 설명한 후 납기연장을 요청하는 정중한 회신을 준다.

어떤 상사의 경우, 자신이 해야할 일임에도 불구하고 밑으로 밑으로 내려보는 상사가 있다. 어쩔텐가? 한번 붙어볼텐가... 하지만, 그렇게 하면 앞날이 괴롭다. 참는자에게 복이 있다.

2) 동료, 기타 부서의 경우

내용이 꼭 당신이 해야하는 일인지 파악해본다. 만약, 당신이 전문가이면 당신이 일정을 조정 할 수 있다. 그렇지 않고 비전문가인 당신에게 수신인 지정되어 온 경우에는 "저는 이분야의 전문가가 아니므로 누구누구에게 메일을 보내주시는 것이 좋겠습니다"라는 명랑한 멘트로 회신을 해주어라.

2. 수많은 수신인중에 당신의 이름이 있는 경우

1) 상사에게서 온 경우

수많은 수신인중에 당신의 이름이 있다면 이는 그냥 '당신도 이러한 일이 진행되고 있으나 알라'는 의미일 가능성을 파악하라. 그러한 경우라면 수신인에 이름이 있더라도 부담될 것이 없는 그냥 일상적인 e-mail로 받아들이면 된다.

이와 달리 상사가 수많은 업무지침중에 하나로서 당신의 이름을 넣었다면 절대, 결코, 단언컨데 '나서지 마라!' 당신이 조금 업무를 이해하고, 상사의 지침을 수행할 능력이 있다고 하더라도 다른 이들 보다 나서서 업무를 처리하는 것은 칼퇴근을 방해하는 행위가 된다.

며칠전 5명의 수신인중에 본인의 이름이 들어있는 상사의 업무지시 메일을 받았다.

개략적인 내용은 전체 방향성을 논의하는 과정에 본인도 무언가 하나를 담당하는 것이 좋겠다는 것이었다. 평소의 본인이라면 전체의 업무중 본인이 처리가능한 범위를 설정하여 "이러저러하다"라는 회신을 하였을 것이다. 그러나 그러지 않았다. 이유는 간단하다.

내가 만일 그러한 영역을 설정하게되면 다른 수신인들은 그 부분에 대한 관심을 아예 접어버리게 되고 의례히 본인이 처리하는 것으로 해버리고 자신들은 자신들 분야의 영역에서 본인에게 걸리는 업무를 또 다시 할당하게 될  것이기 때문이다. 야근이다.

2) 동료, 기타 부서의 경우

이 경우 거의 90%가 누가 그 일을 하는지 모르고 여기저기 찔러보는 메일일 경우가 많다. 이럴때는 침묵하라. 그것만이 전혀 예상하지 못하는 업무할당을 줄일수 있는 길이다.

얼마전(약 2개월전) 본인을 포함한 4명을 수신인으로 하는 다른 부서의 업무협조 요청을 받았다. 내용은 외국의 어떤 바이어가 클레임을 걸어서 생산제품 하나를 주어야한다는 것이었다. 끼어들고 정리하기 좋아하는 본인은 회신을 보냈다. "그러한 제품은 현재 어디어디에서 제작이 되어서 몇일 이면 완료가 될 예정인데, 갑자기 하나를 달라고 하면 어떻게 되느냐"는 것이었다. 문제 제기였던 것이다. process를 지키라는. 하지만 결과는 어찌 되었겠는가?

정보 하나를 습득한 그 부서의 아저씨는 본인의 메일을 자신의 높은 양반에게 회신하면서 우리팀의 높은 아저씨에게 『고객만족』이라는 큰 타이틀로서 제품을 낼름 가져가 버렸다. 그거 다시 채워넣느라고 본인 야근부대원이 되어 버렸다.

3.당신의 이름이 참조인에 있는 경우

잊어라. 그러한 메일을 본 기억조차 잊어라. 참조라는 의미를 아는가? 그러한 e-mail이 있었다는 정도 수준의 정보만 그냥 알고 있으라는 것이 참조이다. 그것이 당신이 해야할 일은 아니다. 당신은 자신의 업무를 완벽하게 처리하고 칼퇴근을 위하여 노력해야한다. 그 장애물이 참조인이었다가 수신인으로 변신하는 상황이 되고 있다. 참조인으로 설정되어 당신에게 날아온 메일은 '그냥 그러려니' 하는 마음으로 읽고 '오호~ 이런 일이 진행되는군' 하는 수준으로만 인지하라는 것이다. 괜시리 이건 저렇고 저건 이렇고 하는 훈수를 두다가는 어느순간 당신이 그 일을 진행하고 있는 모습을 발견하게 될 것이고, 이는 칼퇴근 전략에 바로 위반되는 것이다.

업무 생산성 향상을 위한 새로운 접근

자신의 분야에게 최고의 전문가가 되고 싶고, 자신의 업무에서 최고의 업무성과를 내고 싶은 것이 모든 직장인들의 기본적인 마음이라고 본인은 생각한다. 하지만, 그것이 자신의 삶이라고 불리우는 큰 틀을 허물게 되도록 내버려 두어서는 안된다고 본다.

업무를 등한시 하지는 마라, 업무시간중에는 집중적으로 해야한다. 그러기 위해서는, 집중도 높은 업무생산성에 방해가 되는 것들중 하나인 e-mail에 대한 새로운 해석과 접근, 그리고 대응이 필요하다.

자. 이제 e-mail을 새로운 눈으로 보자.

#0 : 2007.04.07 - 작성

#1 : 2007.10.27 - update(비둘기 사진 추가/섹션 추가)

블로거뉴스에서 이 포스트를 추천해주세요.

http://bloggernews.media.daum.net/news/429101

크리에이티브 커먼즈 라이센스

이 저작물은 크리에이티브 커먼즈 코리아 저작자표시-비영리-변경금지 2.0 대한민국 라이센스에 따라 이용하실 수 있습니다.