가치 있는 일에 집중하기 위한 5가지 질문

무엇이 가치가 있는 일인가에 대한 정의는 도요타의 카이젠(Kaizen)에 대한 LG경제 연구소의 10월 23일 발표자료 "성공 기업은 일하는 방식이 다르다"에 소개된 내용을 소개하겠다.

도요타는 '낭비'와 '작업'에 대한 구분을 명확히하기 위하여 "부가가치"라고 할 수 있는 성과를 만들어내는 작업이냐 아니냐의 기준 잣대를 제시하고 있다. 그들은

‘지속적인 개선(Kaizen)’으로 유명한 도요타(Toyota)가 좋은 본보기이다. 동사는‘낭비’와‘작업’을 명확히 구분하고 있다. ‘낭비’는 부가가치 향상에 도움이 되지 않는 것들이다. 반면, ‘작업’은 크게 부가가치를 높이는‘정미작업(正味作業)’과 부가가치를 이지는 않지만 반드시 해야만 하는‘부수작업(附隨作業)’2가지로 구분된다. 이렇듯 도요타는 일의 속성을 명확히 구분하고, 구성원들이 수행하는 업무 가운데 부가가치 향상과 관련이 적은‘낭비’적 요소를 없애기 위해 지속적인 개선 활동을 전개하고 있다.

이들의 이야기하는 부가가치가 각 독자마다 느끼는 부가가치와 다르겠지만, 부가가치에 대한 개인의 기준을 만들어 두는 것이 곧 가치있는 일에 집중하도록 만드는 토양이 됨은 자명한 사실이다.

1. To-Do List에 존재하는가?

한달간의 일을 계획하고, 이를 기준으로 주간단위 업무나 일을 세움에 있어서 현재 하고자 하는 일이 그 계획의 실행영역인 "To-Do List"에 포함되어있는지를 검증하는 것이다.

이를 계획성이라고 칭하겠다.

무계획적으로 닥치는 대로 업무나 일을 진행하다보면 어느새 오늘 해야할 일은 전혀 이루어지지 않은 상태로 급하게 요구되는 것에 맞추어 지다보니 업무생산성은 향상되지 않을 것이며, 이로 인하여 만성피로 상태가 되어버릴 것이다.

2. 지금 즉시 해야하는가?

누군가에게서 전화가 왔다. 상대방은 숨넘어가는 목소리로 "이걸 지금 바로 처리해달라"고 요구하고 있다. 그런데, 모든 일이 마찬가지이지만 지금 일을 처리하기 위해서는 관련 자료도 필요하고 처리 process로 필요하다. 어떻게 할 것인가?

만약, 고객을 상대로 한 일이고 위급한 일이라면 지금 해주는 것이 타당하다. 하지만, 본인이 경험한 바에의하면 그런 일은 거의 일어나지 않는다. 나를 급하게 만드는 것은 나의 기준이 없어서 이다.

각 개인의 기준이라는 토양을 만들어서 지금 판단할수 있는 기준이 필요하다.

"지금 당장은 ***를 먼저 하고 있어서 어렵습니다만, 오후 2시경에 처리할 수 있도록 하겠습니다."

이를 시간 관리성이라고 하겠다.

3. 이 일이 어떤 부가가치를 만들어 내느가?

성과로 연결되는 일. 부가가치 창출이 가능한 일. 그것이 가치있는 일에 집중하는 것이다. 그러기 위해서는 부가가치를 판단 할 수 있는 눈이 필요하다.

이를 성과성이라고 하겠다.

조직의 성과, 개인의 발전과 목표달성을 위해서는 조직이나 개인이 성과물로서 인정할 수 있는 부가가치에 대한 정의를 명확히 하여 이를 근간으로 판단 할 수 있고, 집중할 수 있어야한다.

4. 끝나고 난 이후 무엇을 배울수 있는가?

요즘은 평생 교육의 시대라고한다. 시간의 스펙트럼이 너무나 급격하게 빨라지다보니 어제 배운 지식은 오늘 무용지물이 되어버리는 시대가 되었다.

이럴대 학습을 통해서 무엇을 배운다는 것은 정말 어려운 현실이다. 단, 우리에겐 일을 통해서 배울수 있는 학습의 기회는 무진장 열려있다.

이를 학습성이라고 하겠다.

하나의 일이 마무리된 이후 장.단점을 기록할 수 있고, 향후 추진 방향으로 수립할 수 있어야한다. 개별적인 일이나 사항들에 대하여 상기의 기준으로 접근한다면 어느 순간 같은 일에 대하여서는 전문가적인 식견이 새로운 일에 대하여서는 방향설정의 눈이 나도 모르게 생기게 될 것이다.

5. 내가 해야하는 일인가?

법률 자체가 그런 속성이 존재하는 것 같다. 법은 만들기시작하면 계속 만들어지는 것이고, 범죄자는 계속 생길수 밖에 없다고.

일도 이와같은 속성이 존재한다. 일을 누군가 벌리기 시작하면 계속 이런저런 일이 생기고, 업무는 그에 따라서 기하급수적으로 증가하게 된다는...

이럴때 필요한 능력이 바로 "R&R"을 명확히 하는 판단성이다.

누군가에게서 온 업무요청이 내가 해야할 일인지, 아니면 다른 사람이 해야할 일인지를 판단하는 능력, 혹은 결정된 업무를 후임자에게 전달하는 능력, 자신이 책임을 가진 일이면 정확히 납기를 준수하여 수행하는 능력. 그것의 토대에는 R&R의 판단성이 필요하다.

이상, 가치있는 일에 집중하기 위하여 5가지 능력(계획성, 시간관리성, 성과성, 학습성, 판단성)에 대한 알아보았다. 이를 다시 정리하면 다음과 같다.

1. To-Do List에 존재하는가? - 계획성
2. 지금 즉시 해야하는가? - 시간관리성
3. 이 일이 어떤 부가가치를 만들어 내느가? - 성과측정
4. 끝나고 난 이후 무엇을 배울수 있는가? - 학습성
5. 내가 해야하는 일인가? - 판단능력

Best가 아닌 Better의 마음으로... 5가지 능력을 향상하여 가치있는 일에 집중하는 사람들이 되었으면 한다.